우체국 내용증명은 우체국 창구에 직접 가지 않아도 인터넷으로 작성하고 발송할 수 있습니다. 문서를 미리 준비해 두셨다면 온라인 접수가 편합니다. 다만 접수 후 수정이나 취소가 자유로운 방식은 아니어서, 받는 사람 주소와 문서 내용을 결제 전에 다시 확인하는 게 먼저입니다.
내용증명을 보낸다고 해서 문서에 적힌 내용 자체가 자동으로 사실로 확정되는 것은 아닙니다. 따라서 계약 해지, 대금 지급 요청, 보증금 반환 요청처럼 중요한 내용을 보낼 때는 감정적인 표현보다 누가 누구에게 무엇을 언제까지 요구하는지 명확하게 적는 편이 좋습니다.
우체국에 직접 가지 않으려면 여기서 접수하시면 됩니다
인터넷으로 보내실 분은 우체국 내용증명 페이지에서 진행하시면 됩니다. 우체국 안내에 따르면 인터넷을 통해 내용증명 문서를 작성하고 발송할 수 있습니다.
바로 접수하려면 우체국 내용증명 신청 페이지로 들어가시면 됩니다.
문서는 사이트에서 직접 작성할 수도 있고, 미리 만든 파일을 첨부하는 방식도 사용할 수 있습니다. 현재 안내된 첨부 가능 형식에는 PDF, HWP, DOC, DOCX, PPT, PPTX, XLS, XLSX가 포함되어 있습니다. 다만 업로드한 문서 내용은 편집기 안에서 수정할 수 없으므로, 파일을 올리기 전에 최종본인지 확인하셔야 합니다.
온라인 편집기를 이용할 때는 A4 세로 기준으로 위쪽 20mm, 아래쪽 40mm, 왼쪽과 오른쪽은 각각 15mm 이상의 여백이 필요합니다. 문서 위아래에 쪽번호나 꼬리말 등이 들어가 있으면 파일 업로드가 되지 않을 수 있습니다.
문서에는 길게 쓰기보다 요구 내용을 분명하게 적으세요
내용증명을 처음 작성하면 법률 문서처럼 어렵게 써야 한다고 생각하기 쉽습니다. 꼭 그렇게 쓸 필요는 없습니다. 오히려 상대방이 무엇을 요구받고 있는지 헷갈리지 않게 쓰는 게 낫습니다.
예를 들어 보증금 반환을 요구한다면 계약 관계가 무엇인지 적고, 반환받아야 할 금액과 반환을 요청하는 날짜를 분명하게 쓰는 식입니다. 물품대금을 요청한다면 거래 내용, 미지급 금액, 지급 요청 기한을 빠뜨리지 않는 편이 좋습니다.
날짜와 금액은 특히 다시 보셔야 합니다. 문서 작성이 끝난 뒤에는 발신인과 수신인의 이름, 주소도 함께 확인하세요. 주소가 잘못되면 우편물이 정상적으로 전달되지 않을 수 있기 때문입니다.
온라인 접수에서는 문서 작성뿐 아니라 발송까지 이어서 처리할 수 있습니다. 여러 사람에게 같은 내용을 보내는 동문내용증명은 인터넷 방식이 아니라 우체국 창구를 이용하도록 안내되어 있으니 이 경우에는 처음부터 창구 접수를 선택하시면 됩니다.
결제하기 전에 한 번 더 봐야 하는 이유가 있습니다
우체국 내용증명은 접수한 뒤 1시간 이내에만 취소할 수 있습니다. 1시간이 지나면 인터넷에서 취소할 수 없고, 필요한 경우 가까운 우체국에서 반환청구를 해야 합니다. 인터넷우체국에서는 반환청구를 할 수 없습니다.
그래서 마지막 결제 버튼을 누르기 전에 문서 내용, 수신인 이름, 우편번호와 주소를 한 번 더 확인하시는 게 좋습니다.
특히 상대방에게 요구하는 날짜가 이미 지나 있지는 않은지 확인하세요. 금액을 적었다면 숫자도 다시 맞춰 보셔야 합니다. 계약서나 기존 문자·이메일을 참고해서 작성했다면 서로 다른 날짜나 금액이 섞이지 않았는지도 보는 편이 안전합니다.
접수 완료 화면만 보고 끝내기보다 이후 배송 상태까지 확인해 두는 것도 좋습니다. 접수한 내용증명의 등본파일을 출력하거나 저장하는 기능은 우편물이 최종적으로 배달되거나 미배달·반송 처리된 이후 이용할 수 있습니다. 최종 처리 전에는 나의 내용증명 화면에서 미리보기만 가능합니다.
언제 도착하는지도 같이 계산해 두세요
온라인 내용증명을 보냈다고 해서 즉시 상대방에게 전달되는 것은 아닙니다. 우체국 안내 기준으로 등기통상은 접수한 다음 날부터 3일 이내 배달이 기준입니다. 토요일·일요일과 공휴일은 이 기간에 포함되지 않으며, 일부 지역은 더 걸릴 수 있습니다.
익일특급을 선택하면 14시 이전 결제분을 기준으로 다음 날 배달하도록 안내되어 있습니다. 14시 이후 결제하면 하루가 더 소요되고, 제주 전 지역은 익일특급도 D+2일 기준이 적용됩니다.
따라서 상대방에게 특정 날짜까지 의사를 전달해야 하는 상황이라면 발송일만 보지 마시고 예상 배달일도 함께 계산하셔야 합니다.
비용은 문서 장수와 발송 방식에 따라 달라집니다
내용증명은 한 가지 고정 금액으로 보내는 서비스가 아닙니다. 우편요금과 등기수수료 등에 내용증명 관련 비용이 더해지는 구조입니다.
현재 우체국 페이지에 표시된 내용증명 수수료는 등본 최초 1매 1,300원, 1매를 초과할 때마다 650원이 추가됩니다. 여기에 우편요금, 등기수수료, 제작 관련 비용과 선택한 발송 방식 등에 따른 비용이 붙을 수 있습니다.
그래서 인터넷에 올라온 예전 글의 총금액을 그대로 예상하기보다는 실제 접수 화면에서 최종 결제금액을 확인하는 편이 정확합니다.
온라인 접수가 잘되지 않는다면 프로그램 문제도 확인해 보세요. 우체국 페이지에서는 문서 작성·편집용 편집툴과 내용증명 문서 미리보기용 뷰어 설치 안내를 제공하고 있습니다. 편집기가 지원되지 않는 환경이라 인터넷 접수가 어렵다면 우체국 창구에서 내용증명을 접수하는 방법으로 바꾸시면 됩니다.
내용증명을 작성했다면 바로 결제하기보다 문서 내용 → 수신인 주소 → 요구 기한 → 금액 순서로 마지막 검토를 한 뒤 접수하시면 됩니다.